A világon egyre több állami szerv próbál szabadulni a nagy technológiai cégek által kikényszerített függőségtől, és szabad, nyílt forráskódú szoftverekre, például a LibreOffice-ra vált. Ez segít az adatvédelem, a biztonság és a digitális szuverenitás erősítésében. Jó példa erre az Osztrák Hadsereg (Bundesheer), ahol 16 000 PC-t állítottak át a Microsoft Office-ról LibreOffice-ra. Megkérdeztük őket, miért és hogyan vágtak bele…

Mikor indult el ez az egész? Mikor születtek az első döntések?

2020-ban kezdődött, amikor egyre inkább az lett a trend, hogy a szoftvereket a felhőben futtatják, és egyre kevésbé a cégen belüli eszközökön. Akkor azt vizsgáltuk meg, milyen garanciák vannak arra, hogy a szoftver – konkrétan a Microsoft Office – közvetlenül a munkahelyen, felhőkapcsolat nélkül fusson. Így 2020-ban indult az átvilágítás és az előkészítés.

2022 végén, 2023 elején született meg a döntés a LibreOffice-ra váltásról. A cél az volt, hogy az adatok soha ne hagyják el a szervezetet, és az Office-alkalmazásokat külső függőségek nélkül lehessen használni.

Ki hozta meg a döntést?

A döntést úgy készítettük elő, hogy a „vállalati vezetés” – vagyis a Szövetségi Védelmi Minisztérium – a jövőbeli szoftverfejlesztési irányokról és a felhőfüggőségekről összegyűjtött információk alapján dönthessen a LibreOffice-ra váltásról.

A tényleges döntést a szövetségi miniszter kabinetje és az illetékes szervezeti egységek hozták meg – tehát a legfelső szinten.

Készítettetek az elején egy „ütemtervet” is – olyasmit, hogy „X időpontig Y-nak kell megtörténnie”?

Miután megkaptuk a feladatot, megterveztük, hogyan valósítható meg az átállás, és mi mindennek kell hozzá megtörténnie. A terv része volt már a kezdetektől, hogy időben elkezdjük a felhasználókat a LibreOffice felé terelni, részben úgy, hogy kérésre feltelepítettük nekik a LibreOffice-t. Vagyis elérhetővé tettük, és aki kérte, annak fel is telepítettük.

Nagyon magas volt az elfogadottság – nem 100%, de körülbelül a felük kérte.

A 16 000 felének a fele?

Igen. A következő lépés az volt a tervben, hogy kötelezővé tesszük a használatát, mert nem elég csak bejelenteni, hogy jön valami új, hanem elő is kell írni, hogy használják, így az embereknek időben el kell kezdeniük dolgozni az új eszközzel. Természetesen egy olyan Office-csomagról váltani, amit a szervezet több mint 30 éve használ, egy teljesen új termékre – még ha hasonlít is, de máshogy viselkedik – gyakorlást igényel.

Ezért célzottan kötelezővé tettük a LibreOffice használatát bizonyos szolgálati területeken. Ezt már 2023-ban megléptük, hogy a felhasználók jó előre megismerkedhessenek vele. Így mindenkinek volt ideje a saját igényeihez igazítani az átállást és felkészülni rá, és nem egyetlen pillanat alatt, „nagy bummal” kapcsoltunk át. A váltást több éven át előre jeleztük.

Végül 2024 decemberében kötelezővé tettük a LibreOffice használatát a belső együttműködésben. Így valójában több év felkészülési időt adtunk, hogy az átállás a lehető legzökkenőmentesebb legyen.

(Fotó: Bundesheer Fotos, CC BY-NC-SA 2.0)

Sokan már az elején, önként váltottak LibreOffice-ra, anélkül hogy kötelező lett volna. Nagy volt az ellenállás? Testre szabtátok a felhasználói felületet?

A már említett 8000 felhasználó telepítette a programot, hogy lássa, mi várható. Ez nem jelenti azt, hogy mind a 8000-en azonnal LibreOffice-t kezdtek használni. De jó jelzés volt számunkra a hangulat felméréséhez. Ha 200 ember telepíti, az egészen más, mint amikor ennyien.

Már jóval azelőtt, hogy kötelezővé tettük volna a használatát, átfogó e-learning tananyagokat és videókat készítettünk – köztük úgynevezett „gyorsított” modulokat az egyes programokhoz. Ezekkel 15 perc alatt meg lehetett tanulni a legfontosabb változásokat a Writer, Calc, Impress és Base esetében, hogy a felhasználók elkerüljék a tipikus buktatókat. Aki rászánja ezt a 15 percet, annak sokkal könnyebb dolga van a szoftverrel.

Lehetőséget adtunk a felhasználóknak, hogy saját időbeosztásuk szerint, önállóan készüljenek fel, és nézzék végig ezeket a tanfolyamokat és videókat.

Még egy fontos szempont: megtanultuk, hogy a teljes közösség érdekében gyorsan kell reagálnunk az egyes felhasználók kérdéseire – például a szokatlan kerülőmegoldásokkal vagy a hiányzó funkciókkal kapcsolatban.

Ezért célzottan kerestünk megfelelő kommunikációs csatornákat, és megállapodtunk abban, hogy nagyjából hetente egyszer közzéteszünk egy úgynevezett „A hét tippje” anyagot, egy nagyon konkrét, pontosan meghatározott témáról. A „hét tippje” minden hétfőn megjelenik az intraneten egy aktuális témával. Így aki hétfőn megnyitja a böngészőjét, látja a „hét tippjét”.

Itt elmagyarázzuk az előző héten érintett témákat. Ha új verziót adunk ki, a „hét tippje” az új funkciókat mutatja be. Ha új funkciókat és fejlesztéseket vezetünk be – amelyek egy részét az Osztrák Hadsereg szponzorálja –, ezeket is kiemeljük a „hét tippjében”.

Fogllalkozunk használhatósági kérdésekkel is – például hogyan lehet bekapcsolni a menüsávot akkor is, ha a szalagos felület van kiválasztva. Hogyan lehet több képernyőn használni a prezentációkat, és így tovább. Két éve készítjük ezeket a „hét tippje” anyagokat, és nagyon jó fogadtatásra találtak. Számunkra ez egy kiváló kommunikációs eszköz.

Jövő héten közzétesszük az interjú 2. részét, amelyben a LibreOffice azon funkcióit és fejlesztéseit mutatjuk be, amelyeket az Osztrák Hadsereg szponzorált, valamint tippeket adunk a jövőbeli átállásokhoz. Maradjatok velünk…